會議策劃
一、會議策劃的準(zhǔn)備工作
優(yōu)良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的會議策劃是一個節(jié)奏分明、條理清楚、面面俱到的完美計(jì)劃。只有通過專業(yè)的會議策劃和充分準(zhǔn)備的會議、展覽才能取得預(yù)期效果。
1. 會前準(zhǔn)備: 會場選定,議程安排,報(bào)名處理,翻譯服務(wù),紀(jì)念品制作,傳媒連系,新聞 稿撰寫,記者會安排,文宣印制,資料分發(fā),人力支持
2. 辦理報(bào)到: 確認(rèn)手續(xù),機(jī)場接受,住宿分配,膳食安排
3. 會議進(jìn)行: 開/閉幕活動,接待事務(wù),名人演講與專題討論,視聽器材,大會司儀,酒 宴茶點(diǎn),同步翻譯
4. 財(cái)物管理: 大會預(yù)算,財(cái)務(wù)報(bào)表,會期中之財(cái)管人力支持
5. 交通: 會議前/后之食宿與旅游,機(jī)位之預(yù)訂與確認(rèn),全程之交通服務(wù),
6. 旅游會后之參觀、游覽與休閑活動 。
一次成功的旅游考察最整個會議的效果又豈止點(diǎn)睛之筆，除了給您和您的朋友一個放松和調(diào)節(jié)的時間，而這良好和熱烈的氛圍之下，又怎能不再結(jié)識多一些朋友、給您的事業(yè)創(chuàng)造新的機(jī)遇和意想不到的驚喜呢。只要您開口，我們就為您貼身打造合適的線路和報(bào)價(jià)。景點(diǎn)景區(qū)、旅游空調(diào)用車、旅游保險(xiǎn)、優(yōu)秀導(dǎo)游服務(wù) ，一應(yīng)俱全。
二、會議策劃的實(shí)施工作
會議策劃是會議的生命力所在，獨(dú)具匠心的會議策劃是會議成功的前提。會議策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公關(guān)關(guān)系、媒體報(bào)道。富有創(chuàng)意、令人稱絕是我們努力的方向。從會議環(huán)境、會議布置到大型展覽都能顯示出獨(dú)特的格調(diào)、非凡的品位，充分詮釋會議的宗旨是客戶的意圖。別出心裁、引人注目方能使會展活動引人入勝。
好的會議策劃實(shí)際已成功了一半，包括會場預(yù)約、酒店預(yù)訂、負(fù)責(zé)會場的布局和會議所需設(shè)備安裝與調(diào)控、廣告禮品設(shè)計(jì)制作、禮儀接待、參會者的接送和餐飲、會間及會后相關(guān)活動的安排等。
會場預(yù)約
我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。
負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試
我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。
印刷材料的設(shè)計(jì)制作
我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。
參會者的接送
我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。
參會者的餐飲
我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。
參會者業(yè)余時間的安排
我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。
三、現(xiàn)代的會議策劃人
現(xiàn)代的會議策劃人每年要花去幾千小時進(jìn)行策劃活動，從簡單的培訓(xùn)會到涉及幾千個與會者和幾百個參展人員的大型會展不等。這是一個令人激動的、豐富多彩的和不斷發(fā)展著的職業(yè)。
據(jù)《會議》雜志進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，現(xiàn)代會議策劃人有以下典型特征：
l、男性（54%為男性，女性占46%）；
2、與大約11個同事共事于同一個部門；
3、有8年的業(yè)內(nèi)工作經(jīng)驗(yàn)；
4、年薪52400美元（工資20000美元到90000美元不等，或者更多）
會議策劃人主要職責(zé)包括預(yù)算、挑選會址、與飯店和航空公司以及賣主進(jìn)行談判、制定活動計(jì)劃和貿(mào)易展覽計(jì)劃、確定餐飲品種、實(shí)施飯店及陸地交通的組織工作、進(jìn)行會后總結(jié)，包括向參會人員進(jìn)行調(diào)查并對每項(xiàng)活動所牽扯的接待設(shè)施和服務(wù)進(jìn)行評估。
為獲得最佳市場條件，許多會議策劃人同時附屬于幾家專業(yè)協(xié)會。對其專業(yè)而言，以下技術(shù)最為有用：杰出的口筆頭溝通能力和組織能力、領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)、靈活性、應(yīng)對壓力的能力。
四、淺談中小型會議策劃
會議，故名思義“會而議”，而會議策劃則為“會而備”，下面就我個人會議策劃的經(jīng)驗(yàn)與心得淺作探討，借鑒給大家，共享會議策劃資源．
會議籌備：會議籌備前期應(yīng)該先羅列出會議籌備時需要做的工作。像明確會議宗旨、落實(shí)會議主題、會議名稱、會議時間、地點(diǎn)及參會代表，包括會場的確定、經(jīng)費(fèi)的談判等許多工作。而這些工作，光靠一個人是很難完成的，所以必須成立臨時會議籌備小組。
籌備組大致由以下成員組成：籌備組組長、后勤處、秘書處。組長負(fù)責(zé)全過程的協(xié)調(diào)、安排工作。后勤處負(fù)責(zé)聯(lián)系各種會議所需的備品，包括聯(lián)系會場、攝影、投影及會議禮品、水果、鮮花等準(zhǔn)備工作。秘書處負(fù)責(zé)的工作是整個會議的軟件部分，包括起草各種文檔、接待、協(xié)調(diào)等工作，是至關(guān)重要的。會議必備文件有以下幾個：《會議通知》、《嘉賓證（出席證）》、《會議服務(wù)指南》、《會議議程》、《會議注意事項(xiàng)》、《參會嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等�！稌h通知》、《嘉賓證（出席證）》在會議召開一周前寄給參會人員,憑證出席，剩下的統(tǒng)一用會議文件袋裝好，備于會議前發(fā)給每個參會人員一份。
需要強(qiáng)調(diào)的是《會議服務(wù)指南》中須注明會議宗旨、會議時間、地點(diǎn)、參會人員名單及會場內(nèi)情況的簡單介紹，最好附上一份會場地圖，便于參會人員了解會場情況；《會議議程》中包括整個會議的名稱、主題、時間安排、發(fā)言先后次序及發(fā)言主題、主辦單位與協(xié)辦單位等；《會議注意事項(xiàng)》主要是強(qiáng)調(diào)會議議題及宗旨，避免跑題、避免會場秩序混亂。
開會前的兩小時內(nèi)籌備組必須布置好會議現(xiàn)場，一般中小型的會議現(xiàn)場布置要注意以下幾個方面：
1、賓客姓名標(biāo)簽的擺放
現(xiàn)在較為流行的是圓桌會議，因?yàn)檫@樣賓客不分主次、先后；但是如果正好會場沒有圓桌會議室怎么辦？那就只好選擇長型的，長型會議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好，在這方面多用些心，這個是至關(guān)重要的,一般會議主辦人應(yīng)坐在右前方，賓客的主角坐在對面，依次類推，當(dāng)然也可靈活掌握，但一定要有利于賓客的發(fā)言，提升會議氣氛。
2、投影、擴(kuò)音設(shè)備的提前布置調(diào)試
投影幕布盡量不要擋住會議室內(nèi)會議主題幕布或條幅，擴(kuò)音設(shè)備應(yīng)于會議前1小時調(diào)試好。
3、鮮花、水果的布置
鮮花一定要鮮艷，水果一定要新鮮、漂亮，這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點(diǎn)。
當(dāng)這一切準(zhǔn)備工作全部到位后，或許會有提前到的嘉賓，這時一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場，給每個與會人員發(fā)一份會議資料，包括會議文件袋、筆記本和筆。然后，當(dāng)嘉賓陸續(xù)到齊后，招待各位嘉賓入位，并吩咐會場服務(wù)人員倒上茶水。
會議管理：會議管理看似簡單，但實(shí)質(zhì)上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。會議要講究質(zhì)量。開會手機(jī)鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說，會后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會議質(zhì)量不高、會風(fēng)不好的典型例子。會議管理要做好須注意以下幾個事項(xiàng)：
1、召開會議須事先明確三個角色：會議主持、會議調(diào)度和會議記錄。
會議主持起到一個主線的作用，其職責(zé)是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執(zhí)行會議制度、總結(jié)會議內(nèi)容、跟蹤會議結(jié)果。
會議調(diào)度，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會議優(yōu)劣。
會議記錄，詳細(xì)記錄會議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會議紀(jì)要，以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會議的要點(diǎn)并發(fā)放會議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時間。
2、制定會議紀(jì)律并嚴(yán)格遵守。這個在給每個人發(fā)的會議材料中的《會議注意事項(xiàng)》里面就要寫明，諸如，進(jìn)入會場前把手機(jī)調(diào)至振動或關(guān)機(jī)，這一點(diǎn)在與會者進(jìn)入會場前也要提醒一下。
3、主持人、調(diào)度人利用各種方法使會議緊扣主題，提升會議氣氛，使與會的每一個人都敢于說、參于說，從而達(dá)到預(yù)期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情，只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的，真正有價(jià)值的才達(dá)到了會議的最高境界。
會議追蹤：會議組織者除了通知、組織會議外，一定要保證會上決定的會議目標(biāo)、工作任務(wù)得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監(jiān)督工作更是不容忽視。只有監(jiān)督將會議議項(xiàng)完成了，會議才真正結(jié)束了。
五、 會議策劃及實(shí)施基本內(nèi)容和流程
會議策劃就是根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的會議策劃;根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。
負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試
根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行
印刷材料的設(shè)計(jì)制作
為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù);根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.
1、 策劃
會議策劃是會議的生命力所在，獨(dú)具匠心的會議策劃是會議成功的前提。策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公關(guān)關(guān)系、媒體報(bào)道。
2、 設(shè)計(jì)
別出心裁、引人注目方能使會展和大型文化體育活動引人入勝。富有創(chuàng)意、令人稱絕是我們努力的方向。從會議環(huán)境、會議布置到大型展覽都能顯示出獨(dú)特的格調(diào)、非凡的品位，充分詮釋會議的宗旨是客戶的意圖。
3、 設(shè)備
同聲傳譯、多媒體、寬帶網(wǎng)、移動通訊。
4、 宣傳
會議的目的是制造影響，發(fā)揮廣告難以發(fā)揮的作用。會議效應(yīng)在一定程度上就是媒體效應(yīng)。有效組織媒體對會議進(jìn)行頗具影響力的宣傳報(bào)道是本公司區(qū)別于其他同行的顯著特點(diǎn)之一。
