會(huì)議秘書服務(wù)
所謂秘書服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購、臨時(shí)司乘、向?qū)У确⻊?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分??可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。
一般安排主席團(tuán)成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺(tái)根據(jù)人數(shù)多少，可以設(shè)一排或二排、三排以上。座談會(huì)可以不設(shè)主席臺(tái)，主持會(huì)議同志座位在正對(duì)會(huì)場門口的地方。主席臺(tái)上方可以掛會(huì)標(biāo)，一般為紅底黑字，字體莊重。如開黨代會(huì)、人代會(huì)、團(tuán)代會(huì)等還要掛會(huì)徽，會(huì)徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，主席臺(tái)前可以擺鮮花，會(huì)場的四周可以張貼標(biāo)語口號(hào)。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺(tái)，有的全體與會(huì)人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準(zhǔn)備好，會(huì)前要試試響不響。
會(huì)議證是出席會(huì)議的憑證，上面標(biāo)明會(huì)議名稱，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號(hào)碼，有的還要貼照片。會(huì)議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區(qū)別。
（一）會(huì)議進(jìn)行階段要做的工作
在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會(huì)務(wù)工作和各項(xiàng)服務(wù)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。這里著重介紹會(huì)議記錄和簡報(bào)工作。會(huì)議記錄是為起草會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要乃至正式文件奠定基礎(chǔ)，也是為會(huì)后進(jìn)一步研究問題，總結(jié)工作提供重要參考材料，也為查考?xì)v史提供依據(jù)和憑證。如遵義會(huì)議是歷史上具有重大意義的一次會(huì)議，但因沒有記錄，對(duì)會(huì)議的重要情節(jié)長期沒有搞清楚，1984年發(fā)現(xiàn)陳云同志在長征途中傳達(dá)遵義會(huì)議的手稿，手稿是根據(jù)會(huì)議記錄整理的，為搞清遵義會(huì)議的真實(shí)情況提供了依據(jù)。搞好記錄，要本著三個(gè)原則，一要按照會(huì)議的真實(shí)情況，忠實(shí)的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據(jù)自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽不清的要問一下，核對(duì)一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時(shí)只能寫3000多字，而說話可以達(dá)10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點(diǎn)，記主要觀點(diǎn)、精辟論述、結(jié)論性意見以及有爭議的問題，一般性的內(nèi)容可以不記。
比較大型的會(huì)議，一般都出簡報(bào)，簡報(bào)的作用有：一是便于領(lǐng)導(dǎo)同志了解會(huì)議全貌，掌握會(huì)議進(jìn)程，對(duì)會(huì)議進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決；二是便于各與會(huì)人員交流經(jīng)驗(yàn)，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。
寫簡報(bào)要做到四點(diǎn)。一是簡報(bào)要簡，要突出重點(diǎn)，精練內(nèi)容，最好不超過1000字，有的簡報(bào)不簡，有言必錄，把發(fā)言的全部內(nèi)容都寫上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫出來，下午的發(fā)言晚上要寫出來，第二天上午要送到與會(huì)人員。有的簡報(bào)幾天寫不出來，會(huì)議開完了，簡報(bào)才出來，成了馬后炮；三是真實(shí)客觀，包括人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文，都要準(zhǔn)確無誤。對(duì)事實(shí)不能有任何夸大、縮小、虛構(gòu)，更不能把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。為了做到真實(shí)，寫好后，要交當(dāng)事人過目；四是突出重點(diǎn)和特點(diǎn)，現(xiàn)在簡報(bào)通病就是沒有特點(diǎn)，空話，套話太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡報(bào)實(shí)在不愿意看。簡報(bào)要舍棄一般的內(nèi)容，在開頭交代某某組在誰主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開門見山，把最精辟的內(nèi)容寫出來。
（二）會(huì)議結(jié)束階段，這階段時(shí)間短促，要做的事情比較多，秘書這個(gè)階段也比較忙，搞不好容易出差錯(cuò)，這個(gè)階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開出單子，對(duì)走的人需要幫助買機(jī)票、車票。對(duì)會(huì)議形成的文件，有些需要會(huì)后修改定稿印發(fā)。有的會(huì)議會(huì)后要寫紀(jì)要。關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的寫作，有同志專題講，我不重復(fù)。
三、改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提高工作效率
開會(huì)是進(jìn)行決策，指導(dǎo)工作不可缺少的方式。但如果過多過濫，形成會(huì)海，也會(huì)勞民傷財(cái)，造成災(zāi)難。會(huì)議太多，特別是無關(guān)緊要的會(huì)也要領(lǐng)導(dǎo)參加，使領(lǐng)導(dǎo)寶貴的時(shí)間淹沒在會(huì)海里，沒時(shí)間深入基層，調(diào)查研究，解決問題。開會(huì)就要花錢，有限的經(jīng)費(fèi)被無用會(huì)議占用，使該解決的問題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會(huì)之機(jī)大吃大喝，亂發(fā)紀(jì)念品，有的以開會(huì)之名，搞公費(fèi)旅游，在群眾中造成不良影響。這些現(xiàn)象必須克服。如何改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提高會(huì)議效率，首先要控制會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和會(huì)期。一是從會(huì)議內(nèi)容上控制。凡是可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開，不解決問題的會(huì)議堅(jiān)決不開，可以合并的會(huì)議不單獨(dú)開；二是從會(huì)議規(guī)模和規(guī)格上控制。本著寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和規(guī)格，參加會(huì)議的人數(shù)減少到最低限度。凡能開小會(huì)解決的問題就不要開大會(huì)，凡參加一個(gè)人能解決的問題，就不要來兩個(gè)人，少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題，不要以黨委或政府的名義開會(huì)。部門的會(huì)議不要都請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加，確有必要，可只請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)參加，其他領(lǐng)導(dǎo)不要陪會(huì)；三是從會(huì)議時(shí)間上控制。本著寧短勿長的原則，開一天能解決問題的會(huì)，不要開成兩天，開半天能解決問題的會(huì)，不要開一天。時(shí)間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會(huì)開的長與講話不精練有關(guān)，廢話、空話、重復(fù)的話太多。一件事情張書記講了，李書記講，托乎提縣長講了，買買提縣長又講，講話的角度差不多，觀點(diǎn)差不多，內(nèi)容差不多，浪費(fèi)時(shí)間。一個(gè)人講清楚了就可以了，別人不要重復(fù)，如果要講要有新內(nèi)容；四是從會(huì)議形式上控制，可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開會(huì)，能用電話會(huì)、電視會(huì)解決的問題，就不要把人召來開會(huì)；五是從會(huì)議經(jīng)費(fèi)控制。規(guī)定會(huì)議經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費(fèi)，不得攤派，轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)。
（二）會(huì)議要儉樸節(jié)約，禁止以開會(huì)之名大吃大喝，鋪張浪費(fèi)，亂發(fā)錢物，禁止以開會(huì)之名搞公款旅游，國家明文規(guī)定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區(qū)開會(huì)。
（三）會(huì)議內(nèi)容要實(shí)在，要確能解決問題。反對(duì)搞形式主義，作表面文章或會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而不果。
（四）要嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律，使會(huì)議開得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現(xiàn)象。
四、對(duì)會(huì)議秘書的要求
1、會(huì)議秘書要有較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。
2、秘書人員要正確認(rèn)識(shí)自己在會(huì)議的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務(wù)觀念，不厭其煩地為與會(huì)者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、工作要細(xì)致周密。會(huì)務(wù)工作是很細(xì)致具體的工作，而且?guī)в姓涡�，如果在哪個(gè)環(huán)節(jié)上出了問題都會(huì)造成不良影響，因此，計(jì)劃要訂的細(xì)一些，想的周到一些，不要漏項(xiàng)。分工要明確，出了問題把板子打在具體人員身上，一個(gè)人想問題往往不全面，計(jì)劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會(huì)場布置好了，會(huì)前要去看看，會(huì)標(biāo)對(duì)不對(duì)，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，千萬不能粗枝大葉。
4、要注意保密。多數(shù)會(huì)議都帶有機(jī)密性，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會(huì)議，會(huì)上保密，會(huì)后公開或部分內(nèi)容公開，何時(shí)公開或哪些內(nèi)容可以公開，都要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，不要自作主張
一般安排主席團(tuán)成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺(tái)根據(jù)人數(shù)多少，可以設(shè)一排或二排、三排以上。座談會(huì)可以不設(shè)主席臺(tái)，主持會(huì)議同志座位在正對(duì)會(huì)場門口的地方。主席臺(tái)上方可以掛會(huì)標(biāo)，一般為紅底黑字，字體莊重。如開黨代會(huì)、人代會(huì)、團(tuán)代會(huì)等還要掛會(huì)徽，會(huì)徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，主席臺(tái)前可以擺鮮花，會(huì)場的四周可以張貼標(biāo)語口號(hào)。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺(tái)，有的全體與會(huì)人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準(zhǔn)備好，會(huì)前要試試響不響。
會(huì)議證是出席會(huì)議的憑證，上面標(biāo)明會(huì)議名稱，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號(hào)碼，有的還要貼照片。會(huì)議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區(qū)別。
（一）會(huì)議進(jìn)行階段要做的工作
在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會(huì)務(wù)工作和各項(xiàng)服務(wù)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。這里著重介紹會(huì)議記錄和簡報(bào)工作。會(huì)議記錄是為起草會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要乃至正式文件奠定基礎(chǔ)，也是為會(huì)后進(jìn)一步研究問題，總結(jié)工作提供重要參考材料，也為查考?xì)v史提供依據(jù)和憑證。如遵義會(huì)議是歷史上具有重大意義的一次會(huì)議，但因沒有記錄，對(duì)會(huì)議的重要情節(jié)長期沒有搞清楚，1984年發(fā)現(xiàn)陳云同志在長征途中傳達(dá)遵義會(huì)議的手稿，手稿是根據(jù)會(huì)議記錄整理的，為搞清遵義會(huì)議的真實(shí)情況提供了依據(jù)。搞好記錄，要本著三個(gè)原則，一要按照會(huì)議的真實(shí)情況，忠實(shí)的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據(jù)自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽不清的要問一下，核對(duì)一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時(shí)只能寫3000多字，而說話可以達(dá)10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點(diǎn)，記主要觀點(diǎn)、精辟論述、結(jié)論性意見以及有爭議的問題，一般性的內(nèi)容可以不記。
比較大型的會(huì)議，一般都出簡報(bào)，簡報(bào)的作用有：一是便于領(lǐng)導(dǎo)同志了解會(huì)議全貌，掌握會(huì)議進(jìn)程，對(duì)會(huì)議進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決；二是便于各與會(huì)人員交流經(jīng)驗(yàn)，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。
寫簡報(bào)要做到四點(diǎn)。一是簡報(bào)要簡，要突出重點(diǎn)，精練內(nèi)容，最好不超過1000字，有的簡報(bào)不簡，有言必錄，把發(fā)言的全部內(nèi)容都寫上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫出來，下午的發(fā)言晚上要寫出來，第二天上午要送到與會(huì)人員。有的簡報(bào)幾天寫不出來，會(huì)議開完了，簡報(bào)才出來，成了馬后炮；三是真實(shí)客觀，包括人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文，都要準(zhǔn)確無誤。對(duì)事實(shí)不能有任何夸大、縮小、虛構(gòu)，更不能把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。為了做到真實(shí)，寫好后，要交當(dāng)事人過目；四是突出重點(diǎn)和特點(diǎn)，現(xiàn)在簡報(bào)通病就是沒有特點(diǎn)，空話，套話太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡報(bào)實(shí)在不愿意看。簡報(bào)要舍棄一般的內(nèi)容，在開頭交代某某組在誰主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開門見山，把最精辟的內(nèi)容寫出來。
（二）會(huì)議結(jié)束階段，這階段時(shí)間短促，要做的事情比較多，秘書這個(gè)階段也比較忙，搞不好容易出差錯(cuò)，這個(gè)階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開出單子，對(duì)走的人需要幫助買機(jī)票、車票。對(duì)會(huì)議形成的文件，有些需要會(huì)后修改定稿印發(fā)。有的會(huì)議會(huì)后要寫紀(jì)要。關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的寫作，有同志專題講，我不重復(fù)。
三、改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提高工作效率
開會(huì)是進(jìn)行決策，指導(dǎo)工作不可缺少的方式。但如果過多過濫，形成會(huì)海，也會(huì)勞民傷財(cái)，造成災(zāi)難。會(huì)議太多，特別是無關(guān)緊要的會(huì)也要領(lǐng)導(dǎo)參加，使領(lǐng)導(dǎo)寶貴的時(shí)間淹沒在會(huì)海里，沒時(shí)間深入基層，調(diào)查研究，解決問題。開會(huì)就要花錢，有限的經(jīng)費(fèi)被無用會(huì)議占用，使該解決的問題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會(huì)之機(jī)大吃大喝，亂發(fā)紀(jì)念品，有的以開會(huì)之名，搞公費(fèi)旅游，在群眾中造成不良影響。這些現(xiàn)象必須克服。如何改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提高會(huì)議效率，首先要控制會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和會(huì)期。一是從會(huì)議內(nèi)容上控制。凡是可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開，不解決問題的會(huì)議堅(jiān)決不開，可以合并的會(huì)議不單獨(dú)開；二是從會(huì)議規(guī)模和規(guī)格上控制。本著寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和規(guī)格，參加會(huì)議的人數(shù)減少到最低限度。凡能開小會(huì)解決的問題就不要開大會(huì)，凡參加一個(gè)人能解決的問題，就不要來兩個(gè)人，少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題，不要以黨委或政府的名義開會(huì)。部門的會(huì)議不要都請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加，確有必要，可只請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)參加，其他領(lǐng)導(dǎo)不要陪會(huì)；三是從會(huì)議時(shí)間上控制。本著寧短勿長的原則，開一天能解決問題的會(huì)，不要開成兩天，開半天能解決問題的會(huì)，不要開一天。時(shí)間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會(huì)開的長與講話不精練有關(guān)，廢話、空話、重復(fù)的話太多。一件事情張書記講了，李書記講，托乎提縣長講了，買買提縣長又講，講話的角度差不多，觀點(diǎn)差不多，內(nèi)容差不多，浪費(fèi)時(shí)間。一個(gè)人講清楚了就可以了，別人不要重復(fù)，如果要講要有新內(nèi)容；四是從會(huì)議形式上控制，可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開會(huì)，能用電話會(huì)、電視會(huì)解決的問題，就不要把人召來開會(huì)；五是從會(huì)議經(jīng)費(fèi)控制。規(guī)定會(huì)議經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費(fèi)，不得攤派，轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)。
（二）會(huì)議要儉樸節(jié)約，禁止以開會(huì)之名大吃大喝，鋪張浪費(fèi)，亂發(fā)錢物，禁止以開會(huì)之名搞公款旅游，國家明文規(guī)定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區(qū)開會(huì)。
（三）會(huì)議內(nèi)容要實(shí)在，要確能解決問題。反對(duì)搞形式主義，作表面文章或會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而不果。
（四）要嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律，使會(huì)議開得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現(xiàn)象。
四、對(duì)會(huì)議秘書的要求
1、會(huì)議秘書要有較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。
2、秘書人員要正確認(rèn)識(shí)自己在會(huì)議的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務(wù)觀念，不厭其煩地為與會(huì)者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、工作要細(xì)致周密。會(huì)務(wù)工作是很細(xì)致具體的工作，而且?guī)в姓涡�，如果在哪個(gè)環(huán)節(jié)上出了問題都會(huì)造成不良影響，因此，計(jì)劃要訂的細(xì)一些，想的周到一些，不要漏項(xiàng)。分工要明確，出了問題把板子打在具體人員身上，一個(gè)人想問題往往不全面，計(jì)劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會(huì)場布置好了，會(huì)前要去看看，會(huì)標(biāo)對(duì)不對(duì)，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，千萬不能粗枝大葉。
4、要注意保密。多數(shù)會(huì)議都帶有機(jī)密性，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會(huì)議，會(huì)上保密，會(huì)后公開或部分內(nèi)容公開，何時(shí)公開或哪些內(nèi)容可以公開，都要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，不要自作主張
